Телефонограмма - это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.
Для регистрации ведут данный журнал.
Журнал регистрации телефонограмм имеет графы:
1. № п/п
2. Дата, часы, минуты получения телеграммы, телефонограммы
3. Номер получения телеграммы, телефонограммы
4. Откуда поступила телеграмма, телефонограмма. Фамилия должность передавшего
5. Должность, фамилия принявшего телеграмму, телефонограмму
6. Краткое содержание телеграммы, телефонограммы
7. Кому передана телеграмма, телефонограмма на исполнение. Дата, часы, минуты. Фамилия, должность, подпись получившего
8. Примечание